用友BIP費控商旅平臺——用友集團
案例基本內(nèi)容和執(zhí)行情況
消滅報銷，業(yè)財融合，用友費控商旅平臺引領(lǐng)報銷變革
支出管控是企業(yè)集團財務(wù)管理的基本場景之一。長期以來，在傳統(tǒng)商旅及費控模式下，企業(yè)集團面臨著商旅行為頻繁且大量發(fā)生、商旅審批及報銷環(huán)節(jié)牽涉面廣、費用支出不透明、事后控制難追溯等問題。作為全球領(lǐng)先的企業(yè)數(shù)智化服務(wù)商，用友在支撐客戶數(shù)智化轉(zhuǎn)型的同時，也在不斷提升自身的數(shù)智化水平。用友從使用面最廣、服務(wù)全體員工的費控商旅平臺入手，打造財務(wù)數(shù)智化支出領(lǐng)域的領(lǐng)先實踐，為同行業(yè)推進數(shù)智化轉(zhuǎn)型提供重要參考。
依托數(shù)智底座，覆蓋6類費用大場景
用友BIP費控商旅平臺通過“1個數(shù)智底座＋6類費用大場景＋8項標(biāo)準(zhǔn)制定＋9大能力支撐”的架構(gòu)打造“連接、高效、智能、合規(guī)”的費控管理體系。
1個數(shù)智底座即用友iuap平臺，基于微服務(wù)、中臺化架構(gòu)，把通用的企業(yè)服務(wù)功能提煉封裝為可復(fù)用、可擴展、可運營的中臺能力，并為中臺能力的開發(fā)、運營提供一系列的能力支撐服務(wù)。
6類費用大場景分別是：
場景一：一站式員工差旅場景，實現(xiàn)“免墊資，免貼票，免報銷”，節(jié)省全員操作80%時間。
場景二：主要圍繞員工通訊費、交通費等定額費用，部門活動費、日常招待、會議舉辦等日常費用場景展開，體現(xiàn)公司精細化的費用管控；系統(tǒng)通過PC端和移動端的多端應(yīng)用，融合了財務(wù)核算、資金結(jié)算、稅務(wù)等系統(tǒng)，整合申請、預(yù)定、審批、憑證處理及付款的全流程管控，形成應(yīng)用全閉環(huán)，實現(xiàn)業(yè)財一體化管理。
場景三：打通對公支出業(yè)務(wù)全流程，主要圍繞公司有／無合同的對公業(yè)務(wù)、立項申請、無票預(yù)付、到票支付等場景展開；以預(yù)算為起始＋合同為主線的全生命周期閉環(huán)管理，將預(yù)算、立項、合同過程透明化、陽光化。
場景四：主要圍繞費用分攤、預(yù)提、攤銷、代扣、全球報銷、代理報銷等場景展開，通過智能填報、稽核、收單，解決財務(wù)人員管控難、人工審核壓力大、復(fù)核與對賬時間長等業(yè)務(wù)痛點。
場景五：費用管控場景，以事前規(guī)避、事中控制、事后預(yù)警形成全鏈條核心風(fēng)險管控點場景展開，費用集約化管控，成本節(jié)省5%-10%。
場景六：財務(wù)分析報告體系場景，主要圍繞構(gòu)建企業(yè)財務(wù)數(shù)據(jù)模型、激活企業(yè)數(shù)據(jù)價值、反哺業(yè)務(wù)支撐經(jīng)營決策場景展開。
8項標(biāo)準(zhǔn)制定，包括數(shù)據(jù)、費用、預(yù)算、流程、權(quán)限、核算、結(jié)算、報告八項標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范化； 9大能力支撐包括消費預(yù)估、商旅預(yù)定，票據(jù)識別、票據(jù)驗證，語音識別、人機互動，稽核規(guī)則、智能審核，機器學(xué)習(xí)，模擬提升，合規(guī)校驗、風(fēng)險管控，實時智能、多維精細，規(guī)則引擎、智能結(jié)算，數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)預(yù)測。
案例主要經(jīng)濟成效和社會成效分析
四大特點，支撐一站式員工出行
用友BIP費控商旅平臺具備四個特點：全，廣泛連接市面上大部分主流TMC資源；活，有效銜接市面上所有財務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)品；快，通過RPA機器人、審核規(guī)則，提高報銷效率，縮短報銷時長；智，通過費控報銷的流程標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)則引擎引入，有效快速控制風(fēng)險。系統(tǒng)已覆蓋用友25000＋員工，全面深入制造、醫(yī)藥、能源、航空與機場、建筑、地產(chǎn)、貿(mào)易等23個不同行業(yè)的前端業(yè)務(wù)團隊。
全面上線4個月以來，用友實現(xiàn)了免墊資免貼票免報銷的一站式員工出行，共產(chǎn)生商旅類訂單約3萬筆通過自動推單形成，節(jié)省員工填報報銷單數(shù)量約1萬次，減少員工墊資近千萬元，大幅提升員工差旅體驗；共處理約2萬張報銷單，約60％是通過智能機器人全系統(tǒng)處理，40％通過智能稽核功能輔助測算，100％單據(jù)經(jīng)過OCR識別風(fēng)險，既讓公司執(zhí)行全面的風(fēng)險監(jiān)控，也最大限度減少了人工處理量，提升財務(wù)工作效率；打通對公支出業(yè)務(wù)全流程，商旅成本集約化管控，同時通過機器、酒店的詳細交易記錄，可在今后用于和TMC談判的數(shù)據(jù)分析中，可進一步強化集團費控能力，降低企業(yè)運營成本。
本文選自數(shù)據(jù)要素價值創(chuàng)新示范案例集（2023年度）